So funktioniert die Umwandlung von PDF in PDF/A
Die Datei wird mit allem neu aufgebaut, was der Standard verlangt: Schriften eingebettet, Farben mit einem ausdrücklichen Profil versehen, Verschlüsselung entfernt und die Konformitätsstufe in den Metadaten vermerkt.
Das Ergebnis wird danach mit veraPDF geprüft, dem Referenzvalidator für den Standard. Eine Datei, die die Prüfung nicht besteht, wird Ihnen nicht ausgegeben; die Fehlermeldung nennt die Regel, gegen die sie verstoßen hat.
Welchen Teil wählen
- PDF/A-1b — die älteste und strengste Stufe, von 2005. Keine Transparenz, keine Ebenen. Gerichte, Patentämter und Nationalarchive nennen oft ausdrücklich diese.
- PDF/A-2b — von 2011. Erlaubt Transparenz, Ebenen, JPEG 2000-Bilder und eingebettete PDF/A-Dateien. Nehmen Sie diese, sofern Ihnen nichts anderes gesagt wurde.
- PDF/A-3b — von 2012. Alles, was Teil 2 erlaubt, plus beliebige Anhänge. Darauf bauen elektronische Rechnungsformate wie ZUGFeRD und Factur-X auf.
Was der Validator prüft
veraPDF führt tausende Regelprüfungen aus: dass jede Glyphe aus einer eingebetteten Schrift kommt, dass Farbräume definiert und nicht nur unterstellt sind, dass kein JavaScript und keine externen Verweise vorhanden sind und dass die XMP-Metadaten zur angegebenen Konformitätsstufe passen.
Weil die Prüfung auf der fertigen Datei läuft, ist ein erfolgreicher Download eine Datei, die ein konformes Archiv annehmen sollte. Wenn Sie den Bericht selbst sehen wollen, schicken Sie das Ergebnis durch unseren PDF/A-Validator.
Tipps und Grenzen
Passwortgeschützte Dateien müssen zuerst entsperrt werden: der Standard verbietet Verschlüsselung, es gibt also nichts umzuwandeln, solange der Schutz besteht.
Ein Scan bleibt ein Scan. PDF/A nimmt eine Seite aus Pixeln an, aber der Text darin ist nicht durchsuchbar, solange Sie nicht vor der Umwandlung OCR laufen lassen, und viele Archive verlangen durchsuchbaren Text.
Verwandte Werkzeuge
- PDF/A-Validator — jedes PDF gegen den Standard prüfen und den Bericht lesen
- Word in PDF — vom Quelldokument ausgehen, solange Sie es noch haben
- PDF komprimieren — die Größe senken, bevor ein großer Scan ins Archiv geht